Vedtekter vedtatt på generalforsamling 8. februar 2018
§1 – Grendalagets eiendom
Velforeningen Okstadøy Grendalag er eier av fellesarealet i Okstadøy boligfelt, bo – og bruksnr. 318/2, samt private tekniske fellesanlegg.
§2 – Lagets oppgaver
Grendalaget skal ivareta medlemmenes interesser i disponering, drift og vedlikehold av fellesarealene, private veier, lekeplasser, overvannsledningsnett, etc.
§3 – Styrets oppgaver
Styrets oppgaver blir å ivareta beboernes interesser for vedlikehold av alle fellesarealer. Som private veier, lekeplasser, overvannsledningsnett, etc.
Om styret finner det hensiktsmessig, kan det utnevnes et arbeidsutvalg.
§4 – Medlemmer
Hver eier av boliger som oppføres i området «Okstadøy», nord for «Bjørndalsbrua», har plikt og rett til å være medlem i grendalaget. Ved valg og eventuelle avstemminger, har hver eier en stemme hver. Alle beboerne har bruksrett til fellesområdet og lekeplasser.
§5 – Fellesutgifter
Grendalagets utgifter i forbindelse med drift og vedlikehold av fellesarealene, interne veier, lekeplasser, gang- og sykkelvei, brøyte- og strøkostnader, osv. fordeles likt mellom alle boenheter i Grendalaget og fastsettes av generalforsamlingen og eventuelt indeksreguleres.
§6 – Generalforsamlingen
Lagets øverste myndighet er generalforsamlingen. Den ordinære generalforsamlingen holdes en gang hvert år innen utgangen av april. Lagets styre innkaller skriftlig generalforsamlingen med fire ukers varsel. Innkallingen skal inneholde: Dato og tidspunkt, sted og adresse, informasjon om hvordan og når forslag skal sendes inn. Når innkallingen er foretatt på denne måten, er generalforsamlingen beslutningsdyktig ved de fremmøtte, stemmeberettigete medlemmene. Forslag som ønskes satt under votering, må være kommet inn til styret senest to uke før generalforsamlingen holdes. En uke før generalforsamlingen sendes fullstendig saksliste med sakspapirer ut til alle beboere. Sakspapirene skal inneholde: styrets årsberetning, regnskap, budsjettforslag, innkomne forslag og saker.
Dagsorden:
På den ordinære generalforsamlingen skal styret legge fram følgende på dagsorden:
- Åpning
- Godkjenne de stemmeberettigede
- Godkjenne innkalling og dagsorden
- Valg av ordstyrer, referent(er), samt 2 til å skrive under protokoll
- Behandle årsberetning
- Behandle regnskap
- Behandle innkomne forslag og saker
- Vedta budsjett
- Valg av styremedlemmer
- Avslutning
§7 – Votering
På generalforsamlingen treffes alle valg og avgjørelser ved alminnelig flertall, med unntak av vedtektsendring som skal skje ved 2/3 flertall blant de frammøtte medlemmene. Ved stemmelikhet, har lederen dobbel stemme. Votering skal skje skriftlig hvis en eller flere stemmeberettigete forlanger det.
§8 – Valg
På generalforsamlingen velges lagets styre. Huseierne er forpliktet til å motta valg til styret, men er ikke forpliktet til å motta gjenvalg når de sitter i styret. Leder velges av generalforsamlingen og har en funksjonstid på to år. Det velges fire medlemmer til styret første gang, hvorav to velges med funksjonstid på to år, og to med funksjonstid på ett år, senere to medlemmer til styret hvert år med en funksjonstid på to år. Med unntak av leder konstituerer styret seg selv. Generalforsamlingen kan øke antall styremedlemmer etter behov.
Dessuten velger generalforsamlingen hvert år:
To varamedlemmer til styret for ett år, en revisor, to medlemmer til valgkomiteen, eventuelle utvalg, komiteer og kontaktpersoner.
§9 – Styret
Lagets styre skal bestå av fem medlemmer: Leder, kasserer, sekretær og to styremedlemmer. I tillegg velges to varamedlemmer. Styret skal administrere laget og fremme dens formål etter disse vedtekter og de beslutninger som fattes på generalforsamlingen. Styremøtene holdes når leder finner det nødvendig, eller når minst to av styrets medlemmer forlanger det. Styret er beslutningsdyktig når alle medlemmer av styret i god tid er varslet om styremøtet og minst tre er til stede. Er et styremedlem forhindret til å møte, skal vedkommende melde fra i god tid til lederen og et varamedlem innkalles. Alle saker og all korrespondanse skal legges frem på styremøtet. Styret skal ved sekretæren føre protokoll over alle møter, og sørge for et velordnet arkiv. Styret skal ved kassereren føre ansvarlig regnskap og medlemsfortegnelse. Lagets kontante midler skal settes på bankkonto/postgirokonto og som disponeres av leder og kasserer i fellesskap. Regnskapsåret skal følge kalenderåret. Styrebeslutninger krever alminnelig flertall.
§10 – Ekstraordinær generalforsamling
Skriftlig og med to ukers varsel, kan ekstraordinær generalforsamling sammenkalles av styret når dette finner det nødvendig. Hvis minst 20 medlemmer forlanger det, skal styret på tilsvarende måte innkalle til ekstraordinær generalforsamling. Denne generalforsamlingen kan bare behandle den eller de saker som krav om generalforsamling omfatter, og som er kunngjort i innkallingen. Generalforsamlingen skal holdes snarest mulig etter at kravet er fremsatt skriftlig til styret. Ekstraordinær generalforsamling er beslutningsdyktig på samme måte som ordinær generalforsamling.
§11 – Styrehonorar
Styret får styrehonorar fastsatt etter vedtak fra generalforsamlingen. Dette utbetales etter påfølgende generalforsamling neste år.
§12 – Leie av parkeringsplasser
Velforeningen disponerer et antall av gjesteparkeringsplassene til privat utleie. Antallet plasser og reglene for leie, inkludert årspris, bestemmes av styret, og fastsettes i en kontrakt som må underskrives av leietaker.